オフィスファイリングメンテナンス研修に参加しました

オフィスファイリングとは

会社などの書類を、主に個別フォルダを使ったバーチカル方式で管理するやり方。

どんなファイルがあるか、保存期限はいつまでかなどの情報を「ファイル基準表」という一覧表で管理します。

官公庁などで採用されている方式で私がファイリングサポートでご提供している書類の管理方法です。

メンテナンスって何するの？

事業をしていると、日々書類は増減しますよね。

• 保存期限が来たら廃棄する
  
• →　そのことを記録する
  
• 書類が増えたら新しくフォルダを作る
  
• →　そのことを記録する
  

今回はこの増減記録をエクセルで作られたファイル基準表に反映する作業を行いました。

実はファイリングサポートは一度作り上げたら完成ではなく

メンテナンスこそが肝！！

しかしメンテナンスは1年〜数年に１回しか行われない上に、増減の仕方にはいろんなパターンがあります。

そしてそれを部外者に見せていただけることは、非常に稀。

ファイリングサービスを提供する上でも、メンテナンスのスキルアップは私の課題。

今回の研修受け入れはとても貴重な機会！と参加させていただきました。

今回の研修で得たこと

一企業様の実物のファイル基準表とキャビネットを拝見する機会を得られたこと

内容、種類、ボリュームなどのリアルな情報をファイル基準表とフォルダやボックスなどの現物と合わせて見ることができたことが１番の収穫でした。

転職経験の多い私でも、在籍した会社以外の書類を見る機会はないわけで…

これから関わらせていただくオフィスの規模や人数で、より最適なご提案ができるかなと感じました。

他には

• クライアント様の作業事情と書類のスムーズな流れを両立させるご提案のバリエーションが必要と感じる場面に遭遇したこと
  
• 分類やタイトル付けは抽象化する力が必要で、私の場合はそこに強みがあるのかもと知れたこと
  

も収穫でした。

大栗紙工さま、オフィスミカサさま