なぜ、わざわざファイリングを学んだのか？

私がサービス提供している書類管理システム「ホームファイリング®」
そのノウハウは３ヶ月のプログラムを受講して身につけました。
なぜわざわざお金を払ってまで「ファイリング」を学んだのか？
初回受講時（2021年６月）のレポートです。

受講した動機

一つ目は自己流で始めて終わらなかった自宅のホームファイリング®をやりとげたかったから。
当時はオフィス向けの書籍「実践！オフィスの効率化ファイリング」しかなく、それでも買って読んで実践しました。

ところがあるところで手が止まってしまう…
本を読んでも進まない部分は、教えてもらった方が早いと判断しました。

二つ目は色んなバリエーションを知っておきたかったから。
例えば家に関する書類。賃貸か持ち家かでも違うし、マンションか一軒家かでも発生する書類は異なります。
クライアント様へサービスを提供する前に、どんな書類があり、どんなことに困るのかを知っておきたいと思いました。

作業工程ごとの感想

整理

自己流でのスタート時に大部分を整理していたので量は少なめ。
ネックは夫の保険と自宅建設時に工務店からもらったファイルの整理でした。

保険の申込書は「証券があれば不要」と考える私と、「申し込んだ経緯を思い出すのに必要」と主張する夫で意見が対立。
どちらかに統一するのが目的ではないので、それぞれの基準で整理しました。
持ち物の持ち方やとらえ方は人それぞれですが、夫婦ですら違う。
そしてそれは書類もまた同じなのだと痛感しました。

個別フォルダ化

ラベルが見やすい厚みは約１センチ。コピー用紙だと50～80枚が目安です。
個別フォルダに入れたり出したりを繰り返し、ベストな「ひとかたまり」を探りました。

またカード類やポチ袋など細かいモノも、リフィルを活用して個別フォルダ化。
収納に困っていたのでA4サイズに統一できると思うと楽しい作業でした。

管理表作成

個別フォルダに入れたものを一覧表にしていきます。
全体が把握できている安心感、明確になっていく優先順位。
頭脳疲労は激しいですが、ホームファイリング®の醍醐味と感じました。

受講してみて良かったこと

質問する、シェアする効果

勘のいい方は本を読んだだけでやり遂げられるのかもしれませんが、私は細かいことが気になって手が止まるタイプ。
Slack（ビジネス用のコミュニケーションアプリ）でどんな細かいことでもすぐ質問できたので、滞ることなく完成までたどり着きました。

また、自分が「疑問に思ったけど自己解決したこと」を、後で別の方が質問されたことがありました。
疑問や解決方法を自分のモノだけにしておくのはもったいない。
「そんなこと考えたことなかった！」と気付きにつながることもある。
グループで受講すること意義、どんどん出した方が良いということも学びました。

ファイリング・デザイナー検定の相乗効果

ホームファイリング®上級受講中、ファイリング・デザイナーの勉強もしていました。
テキストでいえばこの辺り、違う表現をするならこうなる、と見比べることでより理解が深まります。
さらに職場で書類整理・廃棄をする時期と重なったこともあり、複合的に理解が進む相乗効果が得られました。

まとめ

ホームファイリング®上級コース受講時のレポートでした。
片付けのプロといえど、得意不得意はあります。
私は事務職が長く、書類には強いと思っていましたが体系的に学ぶのは初めて。
知っていると知らないの差も大きいですが、やったことあるとやったことないの差はもっと大きいと感じました。
一年半後に再受講することになるのですが…それはまたの機会にお伝えしますね。