なぜ、再びファイリングを学んだのか?

家じゅうの書類と情報を管理するシステム「ホームファイリング®」。
片付けのプロとしてクライアント様へサービスを提供するために学んだ上級コースを、1年半後に再受講しました。
再受講時(2023年11月)の動機から感想までのレポートです。

目次

再受講は予定通り

実は初回受講時に「近々再受講するな」と予感がしていました。
というのも同期に再受講生が複数受講していたからです。

書類は生活に合わせて増減するもの。
それに対応できるシステムだからこそ「再受講ありき」で初回を終えていました。

初期に導入してくださったクライアント様もそろそろメンテナンスの時期。
どのように進めていくかも学ぶべく、予感通りの再受講となりました。

初回受講時のレポートはこちら↓↓↓

今回再受講の目的は2つ、メンテナンスデータの整理です。

メンテナンス

初めてのホームファイリング®導入では、それぞれ別で管理していた夫婦の書類を共同管理に。
夫と話し合いながら家じゅうの書類を整えたことで私は「全体を把握できている安心感」を得ることができました。
夫も目当てのフォルダを「秒で出せる」ようになり、保険の見直しなど夫婦での情報共有も進みました。

その分、書類の増減によるフォルダのばらつきが気になる…
私自身も学びの資料が増え「そろそろメンテナンスの時期」と再受講しました。

まずは整理、そして分類

整理の段階で、前回「残しておく派」だった夫が次々と廃棄の判断。
求められる書類をすぐ出すと喜ばれる、という成功体験も影響したのか整理の精度が上がっていて驚きました。
私自身は、事業の内容と量が見える化でき、これから注力していきたい分野がはっきりしていくのがわかりました。

整理の後は、量から分類するツミアゲ。
今回は「増えるのを見越した分類」を意識して管理表に落とし込みました。

管理表もメンテナンス

ホームファイリング®︎のファイル管理表は思考の流れを重視
一般的な分類ではハマらないジャンルも「しっくりくる」ところに収まるのが他の書類管理システムとはちがうところです。
ぼんやりしたタイトルをつけると「明確な理由はある?」「どんな時に活用するの?」とツッコミ(フィードバック)が入る。
その度に背筋が伸び、より「所有の目的」の解像度が上がりました。

データ

今回の目的の2つ目、データの整理・分類も同時に行いました。
パソコン本体だけでなく、クラウドに保存することが当たり前になった昨今。
紙の書類と違って目に見えないので、どこに保存したか思い出せないと永遠に情報を引き出すことができません。

上級のプログラムには含まれていないのですが、マンツーマンでご指導いただきデータも管理表に落とし込むことができました。

まとめ

導入して頂いたクライアント様からよく頂く感想は「ホームファイリング®の良さは、やってみないとわからない
今回の再受講で、私も再認識しました。

私は事務職が長く、比較的書類やデータを扱うことに慣れています。幸いなことにいくつかのクライアント様のご自宅やオフィスにホームファイリング®︎を導入する機会をいただきましたが、それでも毎回「書類」や「データ」という情報資産を、どこにどのように収めるかに頭をフル回転させています。

片付けが得意であろうが、事務歴が長かろうが関係ない。情報資産との付き合い方は学べます。
学ばなくてもプロが伴走すれば楽に付き合えます。メンテナンスしやすいシステムを作るだけです。

「書類やデータと日々格闘している方を楽にする手助けがしたい」
そんな思いを新たにした3ヶ月間でした。

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