【ファイリング事例】中小企業経営者にはリターンの大きな投資です

中小企業経営者のファイリング

ファイナンシャルプランナーとして、また会社の代表として全国を飛び回る40代男性。多忙が故に書類が溢れて困っている、とご依頼をいただきました。
ホームファイリング®︎導入の経緯から、作業過程で出た業務改善のアイデア実行、ご感想までの記録です。

目次

クライアント様と導入範囲

松島景太様 株式会社襷プランニング 代表取締役社長
従業員は他に3名(当時)おられますが、今回は代表者様ご本人管理の書類のみを対象としました。

ご依頼のきっかけ

書類はキャビネットの決められたスペースに置いていたが、多忙が故にいつの間にかパンパンに。目当ての書類を探すのに時間がかかり、さらに時間の余裕がなくなるというストレスから抜け出したかったから。

具体的な作業工程

初回ヒアリング時にホームファイリング®︎実践サポート編をご受講、その後2ヶ月伴走コース3回訪問。合計4回訪問、9時間で導入完了しました。

1回目:ヒアリング、実践サポート編

現状を見せていただきつつ、お悩みヒアリングのためご訪問。
書類が片付かない原因や、片付けの言葉の定義、簿冊式との違いなどスライドを使ってご説明したのですが、熱心にメモをとっておられ向学心の強い方だな、という印象を受けました。

今すぐやってみたい、とのことで実際に書類を整理して個別フォルダ化。透明なクリアファイル(正式にはクリアフォルダーですがここではクリアファイルで統一します)に入れて立てる習慣はついていたので、大まかなジャンル分けをして見出しをつけながら個別フォルダに挟んでいきました。
結果、ファイルボックス1個分に収まり、見出しをつけたことで書類は一目瞭然に。ストレスが軽減されそうだ!とその場で2ヶ月伴走コースにお申し込みいただきました。
→当日の様子は襷プランニング様のブログ記事でご紹介いただいています

2回目:整理、個別フォルダ化

今回は個人管理の書類が対象。ご自分のデスクの引き出しと、デスクの足元、キャビネットに散在している書類とモノを集めて整理していきます。

これは不要、これはスキャンして捨てる、これは〇〇のジャンル…と手際よく分けていくうちに「いつか使うだろうと取っておいても、振り返らないことがよくわかりました」との発言が。メモ書き1枚だけが入ったクリアファイルが大量にあったのですが、半分くらいは用済みだったり思い出せないもの。量を集めてみると、自分の癖がよくわかります。

作業中にポツリと「ハムスターみたいですよね」とおっしゃった松島様。時間に追われて日々の業務をこなすのに精一杯で、やりたいと思っている大事なことができていないことが課題だと認識しているご様子。それは書類の内容からも伝わってきました。人材育成、給与体系を整えるための資料が多かったからです。今回のホームファイリング®︎導入が何か良い方向に変わるきっかけになればと思いながら個別フォルダ化。量としては半分近くを廃棄したため、デスクの引き出しに収まるまでに減りました。

3回目:整理、個別フォルダ化、管理表作成、配列

前回の作業で抜けていることがわかった、確定申告の書類をご自宅から回収していただき合流。全ての書類を揃えた上で、もう一度整理して厚みを精査していきます。

「この書類はいつ使うのですか?」と私が何度も尋ねた書類がいくつかありました。お仕事柄、保険会社や銀行からもらったデータやパンフレットで、図がわかりやすいからお客様に説明するときに使うのだと。それとは別に、ご自分で作られた書き込み式のフォーマットも何種類かありました。ご自分が説明するときによく描く図だから営業スタッフに使ってもらおうと思っている、と。ただしこの時点では別のジャンルに振り分けられています。

前回までに「わからないことがあると毎回スタッフに尋ねられて手が止まることが、時間もなくなるしストレスだ」とおっしゃっていた松島様。「銀行の資料とオリジナルのフォーマットを【お客様に説明する際に使える資料集】としてまとめて、誰でも持ち出せるようにしてはどうですか?」と提案すると一気に顔が明るくなりました。

「じゃあ、こういうことですか?」とホワイトボードに書き始める松島様。新規のお客様に会いにいくときは何が必要か、既存客さまのフォローの時は…と書き出し、頭の中も整理していきます。私も「こういう運用にするのはどうでしょう?例えば…」といくつかパターンをご提案。図にするとよりお互いの理解が深まります。
スティックファスナーとリフィルを使えば個別フォルダも冊子のように使うことができます、と私が持ち歩いているものをお見せして説明すると、完成形のイメージが掴めたご様子。「寿命が伸びそうです!」と言っていただけました。(イライラは体に良くありませんからね)

4回目:ラベル貼り、ご訪問セット作成

カラーラベルは、書類の全体量が少ないこともありコーポレートカラーの青を含む3色。細かい作業は苦手、と言いつつも手際よく貼っていきます。「見た目が揃うと気持ちがいいですね」と仕上がりにご満足いただけた様子。デスク下段の引き出し4分の3にキレイに収まりました。

そして【ご訪問時にお客様に説明する際に使える資料集】の作成です。
持ち運ぶ時の耐久性を考えて個別フォルダはコクヨのPP製(グレー)をチョイス。リフィルは資料のインクが転写しにくいエンボス加工のものを使用しました。

「実際に使う順番にしたほうがいいですよね。とすると…」とリフィルを入れ替えながら順番を決定。中身がなくなっても補充できるように、ラベルライターでラベリングしておきます。
フォルダの名前はお客様の目に触れても失礼がないよう、ご新規の方には「コンサルティングキット」、既存客様向けには「フォローアップキット」としました。ひとまず2冊ずつ作成、足りないところはスタッフの方の手も借りながら仕上げていき、営業スタッフが増えたら同じものを作成すれば情報の共有とスキルの平準化が図れます。

そのほかに細々としたご質問をお受けし、導入完了としました。

感想とまとめ

松島様のご感想(アンケートより)

キャビネットの整理整頓が出来ず、社内のスペースが確保出来なくなっていたのでサポートを依頼しました。
結果的に書類の整理収納に加えて、業務を水平展開出来るきっかけが得られました。
想定以上の大きな付加価値と今後の時間生産に繋がる仕組みが築いていけそうです。

毎回、整理作業後は気持ちよく仕事が出来るのですが、次の訪問までにリバウンド気味に。
そこが難しいと感じましたが丁寧にサポートをいただき、伴走してもらえました。
また、竹内さんは悩みに対してもクリエイティブなアイデアをくれるので、心強い存在でした。

中小企業経営者は様々な業務を担っている為、時間も無く、採用または育成、評価制度に大きく苦心しています。
書類を整理することにより時間を生産出来る事、仕事を水平展開して分業の仕組みが構築できることはリターンの大きな投資となります。 頭の中も整理出来たので、今後の仕事が楽しみです。

→ブログ記事としてもまとめてくださいました。松島様のブログ記事はこちら

竹内の感想

初回ご訪問時に「僕は土台を作らずに一生懸命メンテナンスをしようとしていたんですね」とおっしゃった松島様。
その後は『言葉の定義がわかれば物事が進む』を体現されました。「リバウンドしちゃいました」と笑いながらも思考の整理は進んでいたと思います。

今回は書類の片付けを通して、松島様の時間に余裕ができる糸口を見つけるのが私のミッション。コンサルティングキットとフォローアップキットの作成は、松島様ご自身の負担軽減と、全体の業務改善に貢献できるものと大いに期待しています。

「時間を生産することができた、これは割安な投資ですね」と効率アップをご体感いただけたこと、毎回「おーっ!すごい」と素直に喜ばれる姿が私のモチベーションにもつながりました。
また、経営者の先輩として相談に乗っていただく場面もあり、私にとっても有意義な時間でした。
メンテナンスに伺うのが楽しみです。この度はご依頼ありがとうございました。

まとめ

経営者様個人管理分のファイリング事例でした。
書類が溢れるから困っている、の裏側には必ず別の問題が潜んでいます。片付ける時間がない、余裕がない、そんなこと考えられない。でも手をつけなければ、ずっとそのままの「ハムスターのような」日常が続きます。労働者はそれでよくても、経営者となるとそうはいきませんよね。
経営者の3大悩みは「ヒト・資金・相談相手の不在」なのだそうです。時間も時給に換算すれば資金と同じです。書類から課題が浮き彫りになり、解決に向かうことがあります。業務効率を上げたいとお考えでしたら、ぜひ一度ご相談ください。

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