うっかりさん必見　期日管理にモレがなくなる２STEP

紙で届いた調査ものや、アンケート。うっかり、提出期限を過ぎていた！

開封した時は覚えていたのに…

忙しいと見落としてしまうこと、ありますよね。

開封してすぐ返信がベストだけど、そうもいかない。

自分の記憶に頼ると忘れるし、ホワイトボードなどに貼っておいても埋もれると景色になって目立たない。

そんな時は1件ずつ封筒の外やクリアファイルなどに大きめの付箋を貼っておきましょう。

日付と件名を記入するときと、記入した後の２STEPでポイントがあります。

STEP1　付箋に書いて貼る

１案件ごとに、クリアファイルに入れて、右上の隅に付箋を貼ります。

75×75mmの大きめの付箋がおすすめです。

ぴらぴらが気になるときは、セロハンテープやマスキングテープで留めてしまいましょう。

書くポイントは２つです。

1.デッドラインの日付を書く

まず、大きめの付箋に回答期限や提出期限のデッドラインの日付を書きます。

その書類の提出期限より、ちょっと前の日付を書くのがポイントです。

つまり、少し早めの自分用の締め切りを決めます。

体調不良など何かアクシデントがあっても挽回できるだけの余裕があれば対処できますね。

本当の期限も小さく併記しておくと「◯日余裕があるんだな」とわかって安心できます。

2.何の話か固有名詞を入れて書く

次に同じ付箋に何の話なのか、件名を書きます。

「アンケート」や「調査解答」だと「何の話だっけ？」ともう一度中身を確認して、記憶を辿らなくてはなりません。

人間すぐ忘れますし、むしろ忘れて脳のメモリを空けるために書きます。

何のアンケートなのか、何に対する調査なのか、一発でみてわかる固有名詞を入れて書くのがポイントです。

最終的に答えを出すまでに細かいタスクがあれば、同じ付箋にメモっておいても。

やるべきことや必要な情報が一元管理できて便利です。

STEP2　カレンダーツールに予定を入れる

1.で決めたデッドラインの日付のカレンダー（手帳、スケジュール帳、Googleカレンダーなど）に

2.で書いた件名を入れて「◯◯アンケート提出する」などと予定を入れます。

手帳を見るのを忘れる、という方はデジタルツールでアラームやリマインダーをかけて通知が来るようにしておきます。

2.で出したタスクに日数がかかる場合は、タスクにも締め切りを作ってカレンダーに入れておきましょう。

開封して一番気持ちがフレッシュな時に段取りしておくと、すぐに返信できなくてもいったん忘れて他の仕事に集中することができます。

自分で決めたデッドラインに提出できなかったら（忘れていたら）、最優先事項にして取り組めば良いのです。

期日管理や案件管理に使える

実はこのやり方、店舗の販売職から総務部門の事務職に異動になった時に、前任から引き継ぎました。

といっても、「◯月◯日入居、●●店」と書いた75×75mmの付箋が貼られた、資料入りのクリアファイルを数枚受け取っただけ。

初めて書類の山に囲まれて仕事をすることになりましたが、こうやって管理すれば良い、と教えてもらったようなものでした。

引き継いだのは、新しくできるお店に赴任する社員の寮や社宅を契約する仕事。

私がミスれば社員が家を失う「期日管理が絶対」のプレッシャーとの戦いでした。

その後何度か訪れた「普通は1年分の仕事を1ヶ月でやる時期」もこのやり方で、無事完走。

私は幸運にも、早い段階で事務書類との付き合い方を学んだんだなと、今となっては感謝しています。

忙しくなると目の前のことに没頭して全体を俯瞰するのを忘れがち。

事務仕事の仕方を手取り足取り習う機会はありませんが、経験をシェアすることはできます。

書類の山の期日管理、危ういかもという方は1ヶ月に１度見渡してみませんか。