書類を探すストレスが減り、身体にもよい環境に【ホームファイリング®︎事例】

クライアントさまについて

Aさま（50代女性）　夫・中学生の子供と3人暮らし

 

ご依頼のきっかけ

病気をきっかけに環境を整える必要に迫られたことと、今後よりよく生きていくために生前整理をしたいと思いたったから。（アンケートより）
「お家のお片付けサポート」で書類を置くスペースが確保できたことも、後押しになったのではないかと想像します。

 

具体的な作業工程

３回２ヶ月伴走プラン＋延長の合計８回訪問。うち１回は実践サポート編を組み込み、時々宿題ありで進めました。

 

１回目　まずは医療費の領収証から整理

まずはホームファイリング®︎実践サポート編のスライドをお見せしながら、個別フォルダの使い方と大まかな流れをご説明。
取りかかりやすい確定申告した医療費の領収証が入った袋を整理しました。

年度ごとにクリアポケットにまとめてあったのですが、開けてみると未申告の年度もちらほら。
源泉徴収票や医療費のお知らせが揃うのを待つ間に紛れてしまったのかもしれません。

医療費の還付申告は5年前まで遡れるはず、と申告可能かネットで調べてみると

「令和2年分の医療費還付申告期限は令和7年12月31日まで」の記述を発見。

この時点で令和7年4月末でしたので、すぐに税務署に予約をお勧めしました。

後日、無事に申告されたとのことで早速「コト」が一つ進みました。

２回目　医療の記録を整理　もしかして終わらない…？

引き続き医療費の領収証と、検診や検査の記録を整理。
持病がおありなので入院や検査の回数も多く、その度に大量の書類が家に入ってきます。

家全体の書類がまとめられたらとのご希望でしたが「このままでは３回では終わらない」と判断。

ホームファイリング®︎導入の目的と全体の進め方を再確認することにしました。

実はこの頃、お家の片付けで出た不用品の処分も同時に進めていらっしゃったAさま。

初回に作業がグンと進んだことで「もっとやるぞ〜！とアドレナリンが出た」とおっしゃる一方で

「一つ一つメドをつけつつやったほうがいいかも」と冷静なメッセージも。

体力のこともあり、なかなか一気にスッキリ！とはいかなかったジレンマがあったのだと想像します。

また、私自身も全体像や進め方の共有が十分でなかったな、と反省しました。

３回目　やっぱりやり切りたい！　医療の記録を整理して個別フォルダ化

「ずっと『片付けないと』が頭の片隅にあるのがしんどいから、やり切りたいです」
とおっしゃっていただき、改めてゴールの確認からスタートです。

目的は
・この先入院することになった時に、ご家族が目当ての書類を取り出せるようにすること
・医療に付随して発生する手続きがスムーズにできるようにすること

の２つ。

Aさまの医療とお金の書類のまとめを優先的に進める、として

今ある簿冊ファイルごとに優先順位を決め、6月中にやり切るスケジュールを組みました。

ちょうどこの頃は、書類を集めていたお部屋から不用品が減った時期。

書類の全体量が見えるようになったのも、心境の変化に繋がったのでなはいかと思います。

「ようやく書類整理に向き合えそう、やっと頭がついてきた感じ」と、ここから作業もスピードアップ。

医療の記録を個別フォルダ化していきました。

４〜６回目　整理、フォルダ化、タイトル付け

勉強熱心で、たくさんの資格をお持ちのAさま。
「論文はネット上にあるけど、紙のほうが読みやすい」は私も同感です。

が、お持ちの論文は私には内容の見当がつきません。
床に並べてなんとなくグループに分けることで、Aさまの思考の分類と一致させていきます。

管理表を作る前提でのタイトル付けにも挑戦していただきました。

７回目　管理表作成とファイルボックス検討

「ファイルボックスの持ち手がフニャッとなって不安」

とメッセージをいただいたので、アスクルの頑丈設計タイプを持参して比較します。

私もこの時初めてじっくり見たのですが、持ち手部分にも折り目があるんですね。
（ダンボールの断面で手を怪我しないように、ではないかと推測）

しばらく普通のタイプと並行して使ってみていただくことにしました。

結果的に「きっちり折れば気にならない」とのことで、アスクルの普通のタイプに。
長く便利に使っていただくためには、小さなストレスも見逃せません。

管理表も仮のものをお渡しして、並びや色などを最終確認していただきました。

８回目　ラベル貼付して完成

管理表はお名前の表記を漢字にするか？カナにするか？最後まで見やすさを追求。
色もイメージと並び順を考慮して試行錯誤されました。
ついに、持参したラベルを貼付けて完成です。

ご感想とまとめ

Aさまご感想（アンケートより）

病弱な体でとてもひとりでは整理できず、途方に暮れていました。
が、今は探したい書類が整理されてすぐ見つかりストレスが減りました。
棚も整頓されて掃除もしやすくなり、身体によい環境にもなり助かっています。
プロにお願いし丁寧に伴走していただけてとてもよかったと思います。

私は行動に移すのが遅く、次の訪問日までにここまでは、と決めた宿題を終えることもままならないナマケモノでしたが、根気強くお付き合いいただきました。
竹内さんは、仕事が速く丁寧。知識も豊富で「こうしてみたら」の提案なども折々してくださいました。
「できない時もありますよね〜」「一度に無理せず少しずつで」など穏やかに、こちらの気持ちや体調を汲み取りながら作業を進めてくださりとても感謝しています。

お恥ずかしながら、未整理手つかずの書類が大量にあり、要る要らないの仕分けや分類に手間取りましたが、「なかなか書類が片付かない」「いつも机やお部屋が散らかって探し物ばかりしている」…というような方は、勇気を出して一度はプロに相談！もアリだと思います。

プロの方のお力は凄いと思いました。

 

竹内の感想

お家の片付けサポートからのご縁で、入院を見据えたホームファイリング®︎の導入サポートをさせていただきました。

持病がおありで長時間の作業は難しい、でも入院予定までのタイムリミットは迫ってくる。

かなりしんどい２ヶ月だったのではないかと思います。

でも整理中に「あら、こんなものまで。も〜私ったら」とおどけてみたり、

「ほほぉ、これ面白いんですよ〜」とご自分の症状に関する、難しそうな論文を説明してくださったり。

終始楽しそうにご家族やご自分のお仕事についてお話ししてくださったのが印象的でした。

また「竹内さんがいてくださると、長年放置していた闇から課題を見つけ出して整理していただけるのでとてもありがたいです」と

嬉しいメッセージをいただいたことが、私のモチベーションにもつながりました。

手術や入院の手続きなどの超重要書類をどうまとめたら、全員にベターなのか。
記録は症状別なのか手続き別なのか、どう分けたらスムーズなのか。
一緒に試行錯誤した結果「すぐ見つかってストレスが減った」とおっしゃっていただけて安堵しています。
またメンテナンスとサポートに、いつでも伺いますのでお元気でいてくださいね。

 

まとめ

医療機関にかかる機会が多い方は、比例して手続きも増えるのでご自宅に書類が多い傾向にあります。
パパッと処理するのが得意！という方でも体力や気力も落ちているとやがて追いつかなくなります。

苦手な方なら尚更、封筒を開けるのも面倒ですよね。

書類整理は体力がそこまで必要ないとはいえ、疲れます。
進め方次第で省エネも可能。

仕組みを作れば「後がラク」ですので、医療と同じくプロを頼ってくださいね。