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その書類、とっておくだけなら…専用の箱で混ぜずに保存

2026/01/07
その書類、とっておくだけなら…専用の箱で混ぜずに保存
この書類は7年保存、こっちは５年保存… 
あれー、これもう捨てていいんだっけ？
大事な書類も紛れてしまいそうで不安なこと、ありますよね。

混乱する原因は、物理的に分けていないから。
事業をしていると、経理書類や契約書などは法律上長期間保存せねばならず、それなりにスペースも必要になります
が、法的な義務でとっておくだけの書類は見る機会も少ないはず。
「廃棄してOKなタイミングが同じ年のもの」を箱にまとめて、普段執務するスペースとは別の場所で保存しましょう。

その時に役立つ専用のグッズがあります。 
扱う量によっていくつかご紹介しますので、上手に使ってくださいね。

量が多いなら文書保存箱


一見ただの段ボール箱ですが
  • 内容・保存年限・廃棄年限などを書くスペースが２側面にある
  • A4やB４のフォルダ・ファイルがきっちり入るサイズ設計
  • 積み重ねる前提で作られているので持ち手がある＆頑丈
などの特徴があります。
もちろん普通のダンボール箱でも、同じ内容を記入して代用できます。
が、紙って集めると重いので（特に積み重ねたい場合）耐荷重に注意！

特に食品が入っていた段ボールは害虫が発生することもあるので使用NG。
引越しの際に誤って開梱されるリスクもあります（実体験T_T）。
専用品を使用し、スタッフ間で認識共有しておくのがオススメです。

フタ付きファイルBOXも有効

量がそんなに多くない、という方はファイルボックスを活用しましょう。

  • 厚み10センチくらいまで対応可能
  • 普段も書類整理の相棒として使える
  • 側面に記入スペースがある
フタ付きなら、文書保存箱の小さい版として使えます。
インテリア用品ではなく、事務用品として売られているものが専用品としてオススメです。

最小単位、フォルダも使える

個人事業主で取引が少なかったり、ペーパーレスが進んでいる場合はフォルダで済むことも。
厚みが３センチまでに収まるなら、省スペースなのでオススメです。
（コピー用紙なら80〜100枚で１センチ換算）

  • マチつき（持ち出し）フォルダなら３センチまで、個別フォルダなら１センチまで入る
  • フォルダの側面に保存期限を記入するスペースがある
  • 穴を開けずにまとめられる
  • 紙製で分別不要なので、廃棄がラク
などの特徴があります。
文房具屋さんにあまり扱いがないのがネックですが、ネット通販で手に入ります。

イチオシはコスパ最強のアスクル（個別・持ち出し）ですが…
イメージしやすいようにコクヨ製を載せておきますね。

廃棄のタイミングが違うものを混ぜないように注意

文書保存箱やファイルBOXのスペースが余った場合、勿体無いからと廃棄年限の違うものを詰め込まないように注意！
廃棄漏れや誤廃棄の原因になります。

そして、廃棄前にはご担当の税理士さんに確認するのをお忘れなく。

ダンボールやのにお金出すの？と思われるかもしれませんが、
書類は探しやすさ・廃棄しやすさがだいじ！！
専用アイテムをうまく使いましょう！
未来の自分（と周り）が楽になりますよ〜
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