5年後でも「秒で」たどり着ける！ファイル名に入れたい３要素

2026/01/21

2026年が始まって、1月も折り返し地点。

売上の請求書や経費の領収証など、手元に集まり始めた頃でしょうか。

デジタルできたやつ、とりあえず保存してあればいいんでしょ？

という方、は要注意！

5年後に税務調査が来たとして、すぐ目当てのファイルに辿り着く自信はありますか？

電子取引データは保存するときにファイル名に必ず３つの検索ワードを入れましょう。

３要素とは日付、相手先、金額です。

検索できることは電子帳簿保存法の要件の一つ

電子帳簿保存法により、お金にまつわる電子取引のデータ保存が義務化されました。

電子取引のデータ、とは請求書や領収証のPDFなどのこと。

領収証が発行されない場合に請求明細などをスクリーンショットしたPNGやJPEGなどの画像も対象です。

これらはただ保存してあれば良いわけではなく、税務署員の求めに応じて容易に検索できることが要件。

（電子取引要件＞可視性の要件＞検索機能の確保）

「検索できる」ということはいちいち開かずに目当てに辿り着ける、ということ。

つまり検索窓に文字を入れてヒットしなければ探せないわけで…

データファイルの名前に検索ワードを入れて保存しておくことが近道なのです。

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ファイル名に入れるのは日付、相手先、金額の３つ

税務調査の時は「20xx年のxx月に◯◯さんに払った証憑を見せてください」などと言われます（実話です）。

日付、相手先、金額は検索するときに使うであろう３項目。

デジタルの利点を活かすなら検索しやすくてナンボですので、先に保存するときのルールを決めてしまいましょう。

日付は半角英数字で４桁か６桁

支払日や請求日などの日付は半角英数字の４桁または６桁で、先頭に入れます。

例）2026年1月21日に支払った

→　0121（または　260121）

12月決算で年度別にフォルダを分けていれば、４桁でもOK。

そうでなければ６桁がベターです。

先頭に入れる理由は、並べ替えの時に便利だからです。

次に相手先会社名・団体名

相手先の企業名はマスト。日付の次に入れましょう。

繋ぐ時は半角アンダーバーがおすすめです。

例）2026年1月21日にOffice MORIにセミナー代を支払った　→　0121_Office MORIセミナー代

何の支払いか、内容もあるとさらに検索しやすいかも。

最後に金額を半角英数字で

最後に金額を半角英数字で入れます。

例）2026年1月21日にOffice MORIにセミナー代3000円を支払った　→　0121_Office MORIセミナー代_3000

これで、ファイル名の検索で辿り着けるはず！

名前をつけ変えて保存、は未来の自分への投資

デジタルファイルは開いてみないと中身がわからないのがネック。

ただしデジタルならではの「ファイル名で検索」という技が使えますし、「ファイル名で並び替える」こともできます。

一つ一つ付け直すのは手間ですが、5年後に一つ一つクリックして確認する方が大変。

保存すべき電子ファイルにはこの３要素が明記されているはずですから、一番記憶がフレッシュな時に作業しましょう。

未来の自分への投資、と思ってルール化＆習慣にしてみてください。

うちは何から手をつけたらいいの…という方は30分相談をご使用ください。

一緒に方向性を確認しましょう！

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