【ホームファイリング®︎事例】書類を整理したら、自分の研究室が好きになりました

2024-04-14

大学で教鞭をとり、多忙な毎日を送る40代女性。
探し物をする時間を減らし、書類を管理する方法を知りたいとご依頼をいただきました。
ホームファイリング®︎導入の経緯から具体的な作業工程、ご感想までの記録です。

クライアント　T様について

Tさま　４０代女性　T大学　助教　着任10年目

ご依頼のきっかけ（アンケートより）

以前はあちこちに書類が平積みされていても、どの山に必要な書類があるか、ほぼ完全に把握できていたが、必要な書類を探さないといけないことが多くなっていたから。

具体的な作業工程

3ヶ月伴走＋１ヶ月延長、宿題ありの6回訪問。
同時進行で研究室全体の２S（整理・収納）も行いました。
初回ご訪問前に、ホームファイリング®︎実践サポート編を受講済みです。

↓Befor写真

１回目

チャック付きのビニールネットケースに入っていた、授業に関する保存書類を個別フォルダ化。１クラス・１科目の量が多く、マチつきフォルダが活躍します。すでに授業の科目ごとに分けてあったので比較的スムーズに。１回でスッキリ感を味わっていただけました。
お仕事全体の流れを確認し、モノの配置のご希望などを伺いながら進めました。

２回目

ご訪問までに整理を進められた書類を個別フォルダに入れていきます。ここで出た古い封筒やクリアホルダーも、再利用可能なものと処分するものに分別。１カ所に集めてみると意外に量があり、戸惑っておられました。そこで「一定量を超えた分は、大学の事務局などよく使う部署に寄付されてはどうですか」とお声がけしたところ、心が軽くなられたようで作業が進みました。
引き出しの中に平積みされていたメモ用の裏紙も個別フォルダで立てると取り出しやすく。開け閉めするたびに文房具が大移動していた浅い引き出しも、お菓子の空き箱で仕切りを。翌日「引き出しをガンッと閉めても中身が動かない！感動」とLINEでコメントをいただきました。

３回目

論文とそのデータを、発表の記録と照合させながらフォルダ化。「いつの、何の書類か」を探す手がかりを明記しておくことは書類を管理する上で重要です。後々つけるラベルのタイトルも考えながら付箋に書いて貼り付けました。
書類の整理が進むと、棚にも空きスペースが生まれます。床に直置きだった靴を、余ったトレーに入れて最下段へ。徐々にお部屋全体が整っていきました。

４回目

ご多忙のため3ヶ月中断を挟んでの再開。個別フォルダ化のゴールが見えてきたところで、改めて全体を俯瞰して整理します。前回までに保留にしていた書類で不要になるものもありました。
時系列が整うと、業務内容の遷移も明らかに。「この頃の私は頑張ってたんだなぁ」とつぶやかれていたのが印象的でした。
また、日頃気になったことはメモに残す習慣があるTさま。ログインIDとパスワードが書かれたメモ用紙があちこちから出てきたので、こちらはノートにまとめることをご提案。これで探さなくて済む、と安堵しておられました

５回目　管理表作成

PCを研究室に持ち込み、管理表を作成します。ベースを作った後はご自身で調整。15文字という制限の中で科目名をどう略すか、どの並びがしっくりくるか…英語での表記も含めて検討します。この後何度かメールでやり取りして調整しました。
デスク足元の配線処理も進めます。マグネットフックとワイヤーネットを使ってコード類を浮かせました。電源タップは老朽化していたので買替えをご提案。仮で固定しただけでも翌日には「快適です！」とコメントをいただきました

６回目　ラベル貼付け

いよいよ、ラベル貼り。カラーははっきりした色味、ボックスラベルは白地に文字のみでシンプルに仕上げます。仮で貼っていた付箋がカラフルだったので、統一感が出てよりオフィスっぽく。書類のみで22箱、モノの収納にもボックスは大活躍でした。
最後に掃除機や傘、カートの置き場所を移動して終了しました。

ご感想とまとめ

↓Before＆After

※掃除機、傘、カートはこの後移動させています

Tさまご感想（アンケートより）

依頼前は、机やテーブルの上、椅子やソファーの上、本棚の棚、あちこちに書類が平積みされていて、空いたスペースが見つからない状態でした。
仕事が忙しくなってくると、宿題として出された作業（整理、仕分け）をする時間を捻出するのが難しい。一人で研究室の整理をしようとしていつも挫折していた原因の一つはこれだと思います。一人だと何のプレッシャーもないので「忙しい」を大義名分に自分に負けてしまうのです。終わってみて感じるのは、おそらくこれは一人ではできなかっただろうということ。予定を立ててもらって、並走してもらって、程良いプレッシャーを与えてもらって（笑）、初めてやり切ることができたと思います。

ファイリングに取り組む中で、授業の配布物やテストを作成するときに、後でフォルダにしまいやすいようになるべくA4サイズで作成するようになりました。また、会議資料や冊子などの配布物、パンフレットなどをもらうと、いつ捨てられるかと考えるように。他の人が平積みした中から書類を探しているのを見るともどかしく思うほど、立てておいた方が取り出すのが楽、と実感しています。
他に印象に残ったことは、研究室の中の見た目が整えば整うほど、部屋の中に入るときの気持ちがスッキリしてきたこと。まだ整理しきれていない棚を見るとモヤモヤするようになりました。勤務中どんなに机の上に物を広げていても、退勤時は机の上をできるだけきれいにしてから帰るようになりました。
以前の部屋には戻りたくありません。今の自分の部屋が好きです。

竹内の感想

書類とモノが混在していたので、ファイリングと合わせてお部屋全体の改善もご提案させていただきました。
Tさまのご専門が英語ということもあり、私が直接「書類の内容を分類する」というより「思考と動線を整理するヒントをお示しする」ことを中心にサポート。フォルダのタイトル案に「心の支え」と回答された時は、ただの論文でもただの書類でもない、お仕事の根幹の部分に関わらせていただいているのだな、と身が引き締まる思いでした。

ご訪問がない週でも「今日はここを整理しました」とご報告いただき、ご訪問で作業した翌日には「少し変えるだけでこんなに使いやすいなんて感動！」と素直なフィードバックを下さる…お忙しい中でご自分でもモチベーションを上げながら取り組んでいただきました。
回数を重ねるごとに「違和感センサー」が発動し「もっとこうしたい」が聞かれるように。
半年点検と1年点検をご所望（笑）でしたので、今後もサポートさせていただきます。ありがとうございました。

まとめ

ファイリングを中心に、大学研究室の執務環境を整えました。
お一人だけの執務環境で決められたルールがない場合、手の届くところを中心にモノや書類が積まれてしまうことも。でも、デスクの引き出しの使い方一つ変えるだけで、綺麗に収まることがあるのです。

事務作業が中心のお仕事の場合、2Sf(整理収納とファイリング)だけでかなり業務効率が上がります。
一度しくみや土台を作ればメンテナンスが楽になります。
お忙しく頑張っている方の参考になると嬉しいです。