冠婚葬祭で慌てない！ご祝儀袋もファイリングでの保管がおススメ

取引先に不幸があり急にお通夜やお葬式に行くことになった

スタッフへの報償やお祝い金を、気持ちが熱いうちに渡したい…

今や１００円ショップやコンビニでいつでも手に入るご祝儀袋・不祝儀袋ですが、必ず買いに行けるとは限りません。

できればすぐに使えるようにオフィスに常備しておきたいですよね。

普段は使わないけれど、いざという時にはすぐ取り出したい。

そんなご祝儀袋の保管には、文書管理でおなじみの個別フォルダを使ったファイリングがおすすめです。

メリットとその理由を解説します。

ファイリングで保管するメリット

ご祝儀袋・不祝儀袋の保管方法が決まる

ご祝儀袋で悩ましいのが保管方法。封筒などの文房具はサイズがバラバラなので保管が難しいジャンルです。が、個別フォルダは封筒など細かいものもA4サイズに規格を統一できるのでオフィスでのモノの管理に最適です。

個別フォルダにリフィルをセットすれば祝儀・不祝儀と用途別に分けて保管することができます。お金を入れる向きや、表書きの使い分けなど確認しておきたいことを印刷して一緒に入れておけば、いちいち調べなくてもいいので便利です。

また、ファイル管理表に載せておけば、どこにあるか誰にでもわかります。封筒１枚といえど会社の備品ですから、ほこりをかぶって棚の隅に追いやられる事態は避けたいですね。保管場所が決まっていれば、所在不明でロスになることもありません。

ファイリングなら適正量が決めやすい

３枚入りを買って余ったり、香典返しで頂いたりと気づくと増えがちなご祝儀袋。数が多い場合はマチつきフォルダを使います。厚み３センチまで入りますので予備の保管にも向いています。ここに入るだけ、と決めれば無駄に増えることもありません。

ご祝儀袋は封筒の類ではありますが、水引など飾りの部分がかさばりますよね。かといってぎゅうぎゅうに箱や引き出しに入れると、折れたり痛んだりして使えなくなってしまいます。「気持ち」を伝えるアイテムですから、状態よくゆったりと保管しましょう。スペースに対して７割～８割が目安です。

また、使う機会がなければ保管期間が長くなりがちです。紙製ですから、シミができたり変色するリスクがあります。

お祝いの気持ちを伝えるのにくたびれた封筒では悲しいですよね。

「お祝いの封筒は○枚まで」「香典袋のストックは○枚まで」と決めて置けば在庫の管理もしやすくなります。きれいな状態で使えるようにファイリングアイテムをぜひ活用してください。

筆ペンやふくさなどのアイテムもセットにしておける

ファイリングなら同じタイミングで使うものをセットで保管しておくことができます。

ご祝儀袋とセットで用意しておきたいのが筆ペン。買っておいたのに、いざというときに限って出てこない！という経験をした方も多いのではないでしょうか。薄墨タイプは特に使用するシーンが限られます。ぜひ、ご祝儀袋・不祝儀袋とセットで保管しておきましょう。

また、大人のマナーとして袱紗（ふくさ）は必需品です。縮緬の包むタイプが扱えればスマートですが、包み方にルールがあります。はさむタイプなら包み方のルールを知らなくても使えて便利です。紫色なら慶弔どちらにも使えます。慶弔両用で１枚用意し一緒に保管しておきましょう。

忘れがちな小物も思い出す仕組みができる

ネクタイ・数珠・ハンカチもひとまとめにしておくと、いざという時に慌てずに済みます。

最近は葬祭会館などで販売していることも多く、到着してから無いことに気づいて慌てて買った！というケースも見受けられます。が、なるべく無駄な出費は押さえたいもの。

ネクタイ・数珠・ハンカチファイリングしておけば「慶弔セット」としてすぐに取り出せます。マチつきフォルダやファイルボックスを組み合わせてもいいですし、「置き場所は○番目の引き出し」とメモを入れておくのも一つの方法です。

まとめ　ご祝儀袋はファイリングでまとめておこう

冠婚葬祭で使うご祝儀袋を、ファイリングで保管する方法とメリットをご紹介しました。

お祝い事であればある程度準備する期間がありますが、不祝儀だと時間がないことが多いですよね。そんな時に慌てず冷静に対処するには、目的のものがすぐ取り出せること。そのためには場所を決めることと、その情報を共有しておくことが肝心です。

個別フォルダやファイルボックスを使えば書類だけでなくモノの管理もでき新たに収納用品を買う必要もありません。

いざというとき失礼にならないように、ぜひ参考にしてください。